1. Zelf HaloPSA implementeren zonder kennis, leidt vaak tot onbenut potentieel
De afgelopen jaren hebben we drie soorten klanten voorbij zien komen:
- De klant die de Halo-implementatie helemaal zelf doet.
- De klant die het sámen met ons doet.
- De klant die de implementatie helemaal aan ons overlaat.
Zodra klanten al eerder een redelijk gestroomlijnd servicedesksysteem gebruikten, zoals TOPdesk, dan werken ze meestal volgens ITIL-principes. En dan lukt het ze redelijk goed om HaloPSA zelf te implementeren.
Maar vaak vinden klanten de mogelijkheden van HaloPSA overweldigend. En dan vragen ze of wij het voor hen of samen met hen willen implementeren. Waar ze vooral tegenaan lopen, is dat ze de processen niet helder hebben. Ze willen het liefst aan de slag conform ITIL en hoe HaloPSA out of the box is ingericht. Maar vaak zien we dat 80% van de processen zijn ingericht volgens ITIL-richtlijnen en dat 20% eigen, unieke werkwijzen zijn. Dus is het nodig om de eigen processen nog eens onder de loep te nemen of om hier een proces op maat voor te maken in HaloPSA.
Daarom is de beste manier om het sámen te doen. De klant heeft namelijk kennis van hun huidige processen, wij hebben kennis van ITIL en HaloPSA, en zo brengen we dat op de beste manier samen in het platform.
2. Mensen hebben onrealistische verwachtingen van support vanuit Halo
Als implementatiepartner van Halo hebben we natuurlijk kortere lijntjes. Maar ook wij merken weleens dat het drie tot vijf dagen kan duren, voordat we antwoord krijgen op een niet-urgente vraag.
Daarom geven we altijd bij onze klanten aan: we hebben liever dat je ons tien keer voor niets belt, dan één keer niet. Dan zorgen we ervoor dat je zo goed mogelijk wordt geholpen. In de praktijk kunnen we namelijk 9 van de 10 vragen gewoon zelf oplossen. En soms hebben we daar iemand van Halo voor nodig. Voor extra uitleg. Of als iets gewoonweg niet werkt, wanneer er bijvoorbeeld een bug in het systeem zit.
Onze klanten kunnen dus altijd eerst bij ons terecht. De meeste bottlenecks lossen we dan zelf op. Hebben we de hulp van Halo nodig? Dan gaat het alsnog sneller om die vraag via ons te stellen, dan dat klanten Halo rechtstreeks benaderen.
3. We bevelen geen specifieke RMM-tool aan om te integreren met HaloPSA
4. Het is een slecht idee om oude ticketgegevens te migreren naar HaloPSA
Zo wilde een klant van ons ook alle ticketgegevens overzetten vanuit Freshdesk naar HaloPSA. Maar dat betekent dus ook dat alle klanten meegaan, die geen klant meer zijn. En dat je contactpersonen migreert die niet meer bij dat bedrijf werken. Al die oude informatie komt in je nieuwe systeem terecht, anders is het niet meer te herleiden.
Maar is het verstandig? Wij vinden van niet. Zie je nieuwe ticketsysteem als een kans om het in te richten met een schone, goed georganiseerde database, vrij van overbodige of verouderde informatie. Wat sommige klanten doen, is één licentie aanhouden van het oude systeem om dat als naslagwerk te kunnen raadplegen.
Maar begin met een schone lei. Werk zoveel mogelijk tickets weg en neem die nog openstaan mee naar HaloPSA. En ja, er zijn nu wel integraties tussen Halo en bijvoorbeeld ServiceNow en Freshdesk beschikbaar, maar die werken nog niet helemaal zoals het hoort. Daarom nemen de meeste van onze klanten afscheid van het oude pakket zonder data te migreren.
5. Veel MSPs worstelen met het inkoopproces van hardware
En dat is logisch. Want dit proces verloopt zo goed als standaard. Je hebt een verkooporder, van die order wordt een inkooporder gemaakt, en dan gaat de bestelling de deur uit. Vervolgens wordt de hardware geleverd, gevolgd door een factuur. Dat is gewoon een rigide en vaststaand proces. Dit geldt voor HaloPSA, maar ook in Exact of Microsoft Dynamics is dit proces niet anders.
De medewerkers van de administratie hebben nu namelijk veel meer werk. Ze moeten steeds navragen: is deze hardware nu besteld? Klopt de prijs? En door je proces vast te leggen, voorkom je dat je zomaar een laptop of monitor ‘weggeeft’. Omdat je bent vergeten de hardware te factureren. Dat kan je zomaar duizenden euro’s kosten op jaarbasis. En dat voorkom je met een goed ingericht, standaardproces voor order-to-cash in HaloPSA.
Hulp nodig bij de implementatie van HaloPSA?
Eerst zelf even rondkijken in de HaloPSA-omgeving, voordat je met een implementatie aan de slag gaat? Vraag dan de gratis trial aan. Je krijgt direct 30 dagen toegang.
