Audiologisch centrum Pento kiest voor gebruiksvriendelijk ticketsysteem van HaloITSM
Direct het gemak en overzicht
Pento
Bij Pento werken iedere dag ruim 400 medewerkers voor mensen die problemen hebben op het gebied van gehoor, taal en/of spraak. Vanuit verschillende centra in Noord-, Oost- en Midden-Nederland wordt audiologische zorg en vroeg behandeling geboden en onderzoek gedaan. Wanneer een systeem of specialistische apparatuur niet goed werkte, belden of mailden medewerkers naar de helpdesk en werd er een ticket aangemaakt. Alleen het vorige systeem was sterk verouderd en niet gebruiksvriendelijk. Nu is Pento net live met HaloITSM en de helpdeskmedewerkers én gebruikers ervaren nu al het gemak en de efficiëntie van het nieuwe ticketsysteem.
Oud en onoverzichtelijk ticketsysteem
De keuze voor HaloITSM
Wouter: “Nadat ik binnen een andere organisatie in aanraking kwam met het Halo-platform, werd me de urgentie van een nieuw ticketsysteem voor Pento duidelijk. We hebben toen intern de requirements opgesteld en verschillende oplossingen naast elkaar gelegd om ze te vergelijken. Maar we kwamen toch weer uit bij HaloITSM. Halo biedt een goede prijs-kwaliteitverhouding en voor een vast tarief krijg je alle features. Dat zie je niet terug bij andere ITSM-pakketten.”
Via HaloITSM in de UK, kwam Wouter terecht bij Effort IT: de implementatiepartner van Halo voor de Benelux. Samen met Wouter heeft Wim Vogelaar een demo verzorgd voor de IT-medewerkers van Pento. “Ondertussen was ik aardig thuis in HaloITSM, zodat ik aanvullingen kon geven over features die mijn collega’s zeker zouden aanspreken. We wilden in ieder geval een goede workflow voor het afhandelen van tickets, een selfserviceportal, een kennisbank, assetmanagement, en koppelingen met Microsoft Azure, Intune en Office 365. Na de demo zagen ook mijn collega’s de waarde van HaloITSM voor Pento.”
Nadat ik binnen een andere organisatie in aanraking kwam met het Halo-platform, werd me de urgentie van een nieuw ticketsysteem voor Pento duidelijk. We hebben toen intern de requirements opgesteld en verschillende oplossingen naast elkaar gelegd om ze te vergelijken. Maar we kwamen toch weer uit bij HaloITSM. Halo biedt een goede prijs-kwaliteitverhouding en voor een vast tarief krijg je alle features. Dat zie je niet terug bij andere ITSM-pakketten.”
Wouter Geerdink – Systeembeheerder bij Pento
Hulp nodig bij het kiezen van de juiste ITSM-software voor jouw bedrijf?
Aan de slag met het project
Wouter: “We hebben flink wat aandacht besteed aan het medewerkersportaal om het gebruik hiervan zo eenvoudig mogelijk te maken voor de eindgebruiker. Een ticket of verzoek aanmaken, moest nét zo gemakkelijk zijn als het versturen van een mail. Om dit te bereiken hebben we samengewerkt met een collega van de communicatieafdeling. De eerste digitale formulieren waren veel te lang en te omslachtig. Die hebben we nu teruggebracht naar enkele duidelijke, dynamische vragen. Zo zijn we ongeveer twee maanden bezig geweest met de eerste fase.”
Assetbeheer in HaloITSM
Overzichtelijke manier van werken
Wouter: “Mijn collega’s van de IT-afdeling zijn er ook erg blij mee. We hebben eindelijk een helder overzicht van alle openstaande tickets en het registreren en verwerken hiervan is eenvoudig. Je belt even terug of stuurt een handleiding en sluit het ticket. Met HaloITSM hebben we een ticketsysteem dat helemaal van deze tijd is.”
Optimaliseren ticketsysteem HaloITSM
“In fase één hebben we ons vooral gericht op de functionaliteiten die we ook in ons oude systeem hadden”, vertelt Wouter. “Binnenkort gaan we weer met Effort IT om tafel voor advies over fase twee. We willen change management verder uitwerken en vertalen naar een proces binnen HaloITSM, denk aan een approval workflow. Tot nu toe heeft HaloITSM ons al veel gemak en overzicht gebracht!”
