Integreer Microsoft Exchange met Halo

Koppel de Exchange-agenda met Halo om zicht te krijgen op de werkzaamheden.

Koppel Microsoft Exchange met Halo-software

Krijg grip op de agenda van je team én een overzicht van alle werkzaamheden en de beschikbaarheid van teamleden.

 

Halo heeft een eigen geïntegreerde agendafunctie, waarmee je afspraken en taken kunt maken binnen serviceverzoeken en die kunt samenvoegen met andere agenda’s. De integratie met Microsoft Exchange maakt het mogelijk om zowel e-mails als agenda’s te koppelen met het Halo-platform.

 

Zo heb je alle afspraken, projecttaken, persoonlijke events, vergaderingen en verlofdagen op één plek beschikbaar. En dat overzicht is toegankelijk met maar één login. Stel onder andere reminders in, reserveer tijd voor meerdere teamleden, informeer gebruikers, geef geschatte aankomsttijden aan en scherm afspraken af.

Agendamogelijkheden in Halo

  • Update afspraken en taken die bij tickets horen voor meerdere kalenders.
  • Maak afspraken in de agendaweergave terwijl je zicht houdt op bestaande afspraken.
  • Elk account heeft een eigen kleur, zodat je eenvoudig kunt zien bij wie welke afspraak hoort.
  • Voeg een onderwerpregel toe, onafhankelijk van de inhoud van het ticket.
  • Wijzig gemakkelijk de tijd, datum en geadresseerden van een afspraak.
  • Voeg al je afspraken toe aan één centrale agendaweergave in Halo.
  • Breng individuele agenda’s samen in één scherm, zodat je kunt vergelijken.
  • Definieer het begin en het einde van de werkdag.
  • Print de agendaweergave voor rapportagedoeleinden of vergaderingen.

 

Integreer je Exchange-agenda met Halo-software

  • Voeg een onderwerpregel, locatie en inhoud toe vanuit relevante ticketgegevens met behulp van $variabelen.
  • Maak automatisch agenda-items aan voor acties, terwijl je notities toevoegt.
  • Importeer agenda’s vanuit Microsoft Exchange voor een compleet overzicht.
  • Kies zelf het aantal dagen (in het verleden en de toekomst) die je wilt importeren in de kalenderweergave.
  • Privéafspraken in Exchange worden automatisch gereserveerd in de Halo-agenda, maar de inhoud blijft verborgen.
  • Stuur e-mails, zodat iedereen op de hoogte is van het werk dat aan hem of haar is toegewezen.
  • Stel zelf het aantal dagen in dat wordt getoond in de agenda en verberg bijvoorbeeld de weekenden.
  • Maak tijdsintervallen van een half uur, één uur of twee uur.
  • Neem het adres van de locatie op in de agendareservering.

Zet afspraken en herinneringen vanuit Halo in Microsoft Exchange

Of je nu een eindgebruiker moet terugbellen, interne acties wilt plannen, of op locatie moet komen: je kunt meerdere afspraken inplannen vanuit één ticket. Voeg het onderwerp en de tijden van de afspraak toe, geef aan of de afspraak is bevestigd en voor welke medewerker deze wordt ingepland. Halo zal dan deze afspraak pushen naar de agenda van de betreffende medewerker. Deze functionaliteit is niet alleen beschikbaar voor Microsoft Exchange, maar ook voor Google Calendars.

Synchronisatie Halo-agenda met Microsoft Exchange

Elke servicedeskmedewerker heeft zijn eigen agenda in Halo. Die kan afzonderlijk worden bekeken of in een gezamenlijk overzicht. Gewijzigde of nieuwe afspraken worden in ieder geval altijd in beide agenda’s meegenomen. Verder kun je de agenda’s op elk apparaat synchroniseren. Zo ben je altijd verzekerd van een up-to-date overzicht van alle afspraken en werkzaamheden van je servicedeskteam.

Bekijk ook de andere integratiemogelijkheden van HaloITSM en HaloPSA.

Halo_Service_Desk
HaloITSM
HaloPSA