Hoe haal je meer uit HaloPSA? Niet alleen door slimmer in te richten, meer te automatiseren of nieuwe functionaliteiten te gebruiken, maar ook door van elkaar te leren. Precies daarom organiseerden we vanuit Effort IT een kennissessiemiddag voor klanten. Een middag waarin kennisdelen, praktijkervaringen en onderlinge verbinding centraal stonden.
Klanten kunnen met elkaar in gesprek
De aanleiding voor deze middag ontstond eigenlijk al tijdens de vorige MSP Meetup. Daar kwam duidelijk naar voren dat klanten behoefte hebben aan meer contact met elkaar. Niet alleen om ons vragen te stellen, maar juist ook om te horen hoe andere MSP’s HaloPSA gebruiken in de praktijk.
Want wij kunnen natuurlijk adviseren, implementeren en optimaliseren, maar daarna gaan klanten zelf verder aan de slag. En juist dáár ontstaan waardevolle inzichten. In de dagelijkse praktijk. In de keuzes die je maakt. In de processen die je aanpast. In de dingen die eerst niet lekker liepen en later ineens wél.
Door klanten met elkaar in gesprek te brengen, ontstaat herkenning. De ene klant loopt tegen iets aan waar de andere klant al een oplossing voor heeft gevonden. Een vraag uit de zaal leidt tot een aanvulling van een andere MSP. En soms blijkt een werkwijze die bij één organisatie goed werkt, ook relevant voor anderen.
Met ruim dertig deelnemers was er dan ook volop ruimte voor interactie. En die kwam er! Met vragen, voorbeelden, aanvullingen en herkenbare situaties uit de praktijk.
Een goed begin bij Locatie78 in Bunnik
De middag begon bij Locatie78 in Bunnik met een goed verzorgde lunch. Even kennismaken, bijpraten en met een goed gevulde maag de inhoud in. Geen overbodige luxe, want er stond een stevig programma klaar.
Daarna opende Wim Vogelaar, directeur van Effort IT, de middag. Als host nam hij de deelnemers mee in de aanleiding van deze kennissessie, het programma en het doel van de middag: samen kennis delen, praktijkervaringen uitwisselen en klanten helpen om nog meer uit HaloPSA te halen.
Praktische toepassingen van AI en runbooks in HaloPSA
De eerste inhoudelijke sessie werd verzorgd door Teun Scheepers, consultant bij Effort IT. Hij nam de deelnemers mee in een aantal praktische toepassingen binnen HaloPSA, met speciale aandacht voor AI en automatisering via runbooks.
AI is natuurlijk een onderwerp waar je tegenwoordig niet meer omheen kunt. Maar tijdens deze sessie ging het vooral om de vraag: wat kun je er concreet mee binnen HaloPSA?
Teun liet onder andere zien hoe AI kan helpen bij het automatisch herschrijven van teksten. Denk aan berichten die netter, duidelijker of professioneler geformuleerd moeten worden. Ook liet hij zien hoe teksten direct naar het Engels vertaald kunnen worden. Handig voor MSP’s die internationaal werken, Engelstalige klanten ondersteunen of gewoon sneller willen schakelen.
Daarnaast ging Teun in op runbooks binnen HaloPSA. Daarmee kun je processen automatiseren die anders handmatig werk vragen. Een voorbeeld hiervan is het automatisch toevoegen van extra projectmanagementtijd. Wanneer er bijvoorbeeld één uur werk wordt geregistreerd, kan automatisch vijftien minuten projectmanagementtijd worden toegevoegd.
Ook liet Teun zien hoe je projecten en support beter aan elkaar kunt koppelen. Wanneer je een project aanmaakt, kan automatisch een projectnummer worden toegevoegd aan de klantkaart. Komt er daarna een supportticket binnen, dan ziet het supportteam direct dat er een lopend project aan deze klant gekoppeld is. Zo kun je beter beoordelen of een ticket thuishoort bij support, of juist opgepakt moet worden door het projectteam.
Mooie voorbeelden van hoe automatisering niet alleen tijd bespaart, maar ook helpt om slimmer te werken.
Salesbuildr en HaloPSA: minder administratie, meer tijd voor klanten
Daarna was het woord aan Micha Bos van Salesbuildr. Hij vertelde meer over de integratie tussen Salesbuildr en HaloPSA.
Waar Effort IT MSP’s ondersteunt met de implementatie en optimalisatie van HaloPSA, richt Salesbuildr zich vooral op de commerciële kant van MSP’s. Een logische combinatie, want sales en operatie lopen binnen veel MSP’s nog te vaak langs elkaar heen.
Micha nam de aanwezigen mee naar de dagelijkse realiteit op de salesvloer. Daar gaat veel tijd verloren aan werkzaamheden die nodig zijn, maar die verkopers niet per se helpen om meer te verkopen. Offertes maken, prijzen opzoeken in verschillende distributeursportalen, informatie kopiëren, e-mails versturen en gegevens handmatig overzetten naar andere systemen. Volgens Salesbuildr gaat bij veel MSP’s meer dan 60% van de salestijd op aan administratie.
En dat heeft gevolgen. Niet alleen voor omzet, omdat verkopers minder tijd hebben voor klanten en nieuwe kansen. Ook voor marge, omdat fouten in prijzen, producten of offertes al geld kunnen kosten voordat een deal überhaupt is gesloten. Daarnaast maakt het groei lastiger wanneer iedere offerte opnieuw maatwerk is, er geen vaste propositie ligt en je weinig zicht hebt op commerciële kansen bij bestaande klanten.
Salesbuildr helpt MSP’s om die commerciële processen slimmer en consistenter in te richten. De integratie met HaloPSA ondersteunt daarbij het volledige traject, van prospect tot facturatie.
Een opportunity wordt bijvoorbeeld aangemaakt in HaloPSA. Vanuit daar kan Salesbuildr worden gebruikt om een offerte op te stellen op basis van vaste templates, actuele distributeursprijzen en gestandaardiseerde pakketten. Vervolgens verstuur je een branded proposal naar de klant. Zodra de klant digitaal akkoord geeft, synchroniseert Salesbuildr dit automatisch terug naar HaloPSA en verandert de opportunity in een gewonnen deal. Daarna kan het proces in HaloPSA verdergaan met onder meer de salesorder, het contract en de facturatie.
De kern van Micha’s verhaal: laat verkopers weer verkopen. Door administratieve taken te automatiseren, prijsinformatie actueel te houden en het salesproces beter te verbinden met de operationele kant van de organisatie, ontstaat er meer ruimte voor klantcontact, advies en groei.
Klantcase DACON: persoonlijke IT-dienstverlening, strak georganiseerd in HaloPSA
Na een korte koffiepauze was het woord aan Ruben Bolink van DACON ICT Diensten. In zijn klantcase liet hij zien hoe DACON HaloPSA inzet om de eigen dienstverlening overzichtelijk, flexibel en persoonlijk te organiseren.
DACON ondersteunt organisaties op verschillende onderdelen van hun IT-omgeving. Van serverless werkplekken en werkplekbeheer tot private cloud, IT-loketdiensten en ondersteuning bij on-premise serveromgevingen. De rode draad daarin is volledige ontzorging, met een aanpak die past bij de situatie van de klant.
Dat sluit aan bij de manier waarop DACON zichzelf positioneert: persoonlijk, oprecht en onderscheidend. Geen ingewikkelde omwegen of afstandelijke servicedesk waar je eerst door drie keuzemenu’s moet zwemmen, maar goed bereikbaar zijn, snel schakelen en doen wat nodig is.
Juist daar speelt HaloPSA een belangrijke rol. Ruben liet zien hoe DACON de Halo-omgeving gebruikt om grip te houden op de verschillende diensten, klanten en processen. Denk aan het organiseren van support, het beheren van werkplekken en het ondersteunen van klanten met uiteenlopende IT-vraagstukken.
Voor DACON is HaloPSA daarmee niet alleen een systeem voor tickets en registratie, maar een platform dat helpt om de persoonlijke dienstverlening ook achter de schermen goed te organiseren. Zodat medewerkers weten wat er speelt bij een klant, afspraken duidelijk zijn vastgelegd en klanten snel de juiste ondersteuning krijgen.
Ook kwam de bredere rol van DACON in digitale veiligheid naar voren. Als partner van Samen Digitaal Veilig zet de organisatie zich actief in om de digitale weerbaarheid van ondernemers te vergroten. Die betrokkenheid vraagt om een manier van werken waarin overzicht, duidelijke processen en goede opvolging vanzelfsprekend zijn.
De sessie van Ruben liet mooi zien dat procesoptimalisatie niet hoeft te betekenen dat dienstverlening onpersoonlijk wordt. Integendeel. Wanneer de achterkant goed staat, ontstaat er aan de voorkant juist meer ruimte voor aandacht, snelheid en goed klantcontact.
Rewst en HaloPSA: automatisering die verder gaat
Daarna nam Bas Kraan de deelnemers mee in de integratie tussen Rewst en HaloPSA. Waar HaloPSA al veel mogelijkheden biedt voor procesinrichting en automatisering, gaat Rewst op bepaalde onderdelen nog een stap verder.
Een goed voorbeeld daarvan is de onboarding van een nieuwe medewerker bij een klant.
Stel: er komt een nieuwe medewerker in dienst. Die persoon heeft toegang nodig tot Microsoft 365, misschien een Copilot-licentie, bepaalde groepen, tools, applicaties en security-instellingen. Zonder automatisering vraagt dit vaak behoorlijk wat handmatig werk. Iemand moet accounts aanmaken, rechten toekennen, licenties koppelen en controleren of alles goed staat.
Met Rewst kun je dit proces verder automatiseren. In HaloPSA vul je via een formulier in wie er in dienst komt, wat voor type medewerker het is en welke tools, rechten en accounts nodig zijn. Op basis van die input triggert Rewst automatisch de juiste acties richting Microsoft en andere gekoppelde systemen.
Dat bespaart tijd, verkleint de kans op fouten en zorgt voor een consistenter proces.
Ook bij offboarding biedt dit veel voordelen. Denk aan het automatisch uitschakelen van accounts, verwijderen van licenties, aanpassen van groepen, omzetten naar een shared mailbox of instellen van forwarding. Juist bij offboarding is het belangrijk dat dit veilig, volledig en op tijd gebeurt.
Daarnaast kan Rewst helpen bij andere terugkerende processen, zoals billing reconciliation, software-installaties en selfservice automations via de Service Catalogue in HaloPSA. Daarmee kunnen klanten zelf bepaalde aanvragen starten, waarna de automatisering op de achtergrond het werk doet.
Voor MSP’s betekent dit vooral: minder repeterend werk voor technici, minder foutgevoelige handmatige stappen en meer ruimte voor werkzaamheden die echt aandacht vragen.
Bloemert IT: van beperkt PMS-systeem naar moderne PSA-omgeving
Na een langere pauze, waarin deelnemers volop met elkaar verder praatten, was het woord aan Stephan Muijsson van Bloemert IT. Hij deelde het verhaal van Bloemert IT en hun overstap naar HaloPSA.
Bloemert IT liep tegen duidelijke beperkingen aan in het oude PMS-systeem. Het systeem beperkte de dienstverlening op verschillende onderdelen. Er was te weinig inzicht om goed te sturen op tickets, tijd en prestaties. Automatisering bleef beperkt, waardoor veel werk handmatig gedaan moest worden. Ook ontbrak standaardisatie, met verschillen in processen, werkwijzen en kwaliteit als gevolg.
Voor verdere groei en toekomstbestendigheid was een modern platform nodig. Dat werd HaloPSA.
Bloemert IT koos om vier duidelijke redenen voor HaloPSA. Ten eerste vanwege de standaard, flexibele software. Werkwijzen zijn aanpasbaar, maar blijven wel binnen standaardsoftware. Ten tweede vanwege de integratiemogelijkheden met onder andere N-able, Cove, Adlumin, SentinelOne, PRTG, TeamViewer, Exact Online en Microsoft 365. Ten derde vanwege de compleetheid van het platform. HaloPSA ondersteunt de belangrijkste processen vanuit één totaaloplossing. En tot slot speelde ook AI een rol in de keuze.
Tijdens de sessie liet Stephan zien hoe Bloemert IT HaloPSA gebruikt binnen het proces van offerte, salesorder, inkoop, salesproject, planning, projectuitvoering en customer service. Daarmee vormt HaloPSA steeds meer de ruggengraat van de operationele processen.
Ook de resultaten spreken tot de verbeelding. Sinds november 2025 zijn er 14.005 tickets verwerkt, 198 verkooporders aangemaakt en 209 inkooporders geregistreerd. Door automatisering houdt finance inmiddels één dag per week over voor controlling in plaats van handmatig werk. De sales-efficiëntie is met 11% gestegen door betere rapportages en de doorlooptijd van tickets is met 15% verkort. Dat zijn natuurlijk cijfers die ontzettend mooi zijn!
Bloemert IT kijkt ondertussen alweer vooruit. Onderwerpen zoals de Routit-koppeling, assetmanagement en abonnementsbeheer staan nog op de planning.
Roadmap en nieuwe features van HaloPSA
Tot slot nam Luke Turton van HaloPSA de deelnemers mee in de roadmap, nieuwe features en releases van HaloPSA. En dat waren er nogal wat.
Een van de interessante ontwikkelingen is AI Report Analysis & Forecasting. Want ja, leuk zo’n rapport met 20.000 rijen, maar niemand wordt echt blij van eindeloos scrollen door data alsof je op zoek bent naar een verdwaalde sok in een wasmand. Met AI-generated summaries en overviews helpt HaloPSA om sneller inzicht te krijgen in rapportages.
Daarbij gaat het niet alleen om samenvatten. De AI-functionaliteit kan ook strategische aanbevelingen geven om de service verder te verbeteren. Door TimeGPT te integreren, ontstaat er nog meer inzicht in trends, voorspellingen en toekomstige volumes. Denk aan het voorspellen van ticketvolumes, het volgen van salespipelines en het signaleren van trends, allemaal zonder je rapportages te verlaten.
Dat maakt deze functionaliteit interessant voor bijvoorbeeld QBR’s, één-op-één reviews en strategische servicegesprekken met klanten.
Ook liet Luke nieuwe ontwikkelingen zien rondom chat. HaloPSA werkt aan een dedicated en configureerbare chatomgeving. Geen irritant klein chatbolletje dat precies in de weg zit wanneer je ergens bij moet, maar een dynamische weergave waarmee je chats kunt bekijken op een manier die past bij jouw werkwijze. Inclusief nieuwe permissies, configureerbare flows en ondersteuning door AI.
Daarnaast kwamen adaptive acknowledgement emails voorbij. Daarmee kun je automatische reacties persoonlijker en relevanter maken. Bijvoorbeeld door voorgestelde oplossingsstappen toe te voegen, of een reactie te geven die meer lijkt op een service-statusupdate. Dat maakt automatische communicatie net wat menselijker en bruikbaarder.
Een andere opvallende ontwikkeling is Bring your AI into Halo. Hiermee kun je AI tools geven om acties uit te voeren binnen het systeem. Denk aan rapporten draaien op basis van een vraag, zoals: “Laat alle P1-tickets zien die langer dan drie dagen wachten op reactie van de klant.” Maar ook aan tickets aanmaken of bijwerken, workflows starten, contracten aanpassen en runbooks triggeren.
Kortom: AI wordt steeds meer onderdeel van de dagelijkse operatie binnen HaloPSA. Niet als los speeltje naast het platform, maar als praktische ondersteuning binnen bestaande processen.
Wie meer wil weten over de nieuwste ontwikkelingen, kan terecht op de Halo Content Hub en de HaloPSA roadmap.
Kennisdelen en netwerken met MSP’s
Na de laatste sessie sloten we de dag af met een gezellige borrel. Een mooi moment om na te praten, vragen te stellen en verder te sparren over alles wat voorbij was gekomen.
Wat vooral opviel, was de interactie tussen klanten onderling. De sessies gingen niet alleen over zenden, maar juist over delen. Deelnemers stelden vragen, vertelden hoe zij bepaalde processen hebben ingericht en vulden elkaar aan met eigen ervaringen.
Een aantal deelnemers gaf na afloop aan geïnspireerd te zijn door de middag. En dat is precies waar deze kennissessies voor bedoeld zijn. Niet alleen laten zien wat er technisch mogelijk is, maar vooral laten zien hoe andere MSP’s daar in de praktijk mee omgaan.
We kijken terug op een waardevolle kennissessiemiddag vol praktijkvoorbeelden, nieuwe inzichten en mooie gesprekken. En wat ons betreft smaakt dat naar meer!
Hoe deelnemers de HaloPSA kennissessiemiddag hebben ervaren
“De kennissessie gaf een goed beeld van de extra mogelijkheden binnen Halo. Vooral de inhoudelijke demo’s waren waardevol om te zien hoe andere organisaties met HaloPSA werken en waar nog kansen liggen.”
Anoniem
“De kennissessie was relevant en waardevol. Vooral de demo’s van klanten waren interessant, omdat je daarmee goed ziet hoe andere organisaties HaloPSA in de praktijk gebruiken.”
Patrick Meijer – W.T. Solutions
“Wat ik vooral sterk vond, was dat er ruimte was voor interactie tussen de aanwezigen. Juist doordat klanten onderling vragen stelden en ervaringen deelden, ontstonden er nieuwe inzichten en perspectieven.”
Luca Nelemaat – Missing Piece B.V.