HaloPSA helpt IT aanspreekpunt bij volledige ontzorging van klanten
Integratie met Exact Online stroomlijnt serviceproces
Meer klanten, meer specialisatie
“Ik ben in 2015 in mijn eentje begonnen”, vertelt eigenaar Ruben Talman. “Lange tijd wist ik precies wie mijn klanten waren en welk abonnement ze hadden en ik was nog in staat iedere klant te helpen.” Langzaam maar zeker groeide het klantenbestand en het team. “Als de telefoon ging, moest een collega het contract opzoeken, de klant helpen en een factuur maken. Inmiddels heeft iedereen bij ons zo zijn eigen specialiteit. Kreeg je een klant aan de lijn, dan was het daardoor vaak ook nodig een gespecialiseerder collega in te schakelen. Dat moest efficiënter kunnen: als je bij iedere klant vijf minuten bezig bent met zoekwerk en administratie begint dat op een gegeven moment op te tellen.”
Van tickets tot facturatie
Ruben ging op zoek naar een oplossing om het servicemanagement soepeler te laten verlopen. “Ik haal veel informatie van Reddit. Daar zag ik dat een aantal MSP’s enthousiast was over HaloPSA omdat het een compleet pakket is met veel integratiemogelijkheden die niet is verbonden aan een van de grote ITSM-bedrijven. Ik heb toen een bericht naar Halo gestuurd met de vraag of ik een demo kon krijgen. Zij stuurden mijn vraag door naar Wim Vogelaar van Effort IT. Hij vertelde me dat HaloPSA goed te integreren is met Exact Online. Dat pakket hebben we ook direct aangeschaft omdat ons oude boekhoudpakket geen mogelijkheden voor integratie bood. Met deze combinatie van twee systemen kunnen we alles bijhouden, van tickets tot facturatie.”
Laagdrempelig
IT aanspreekpunt maakt ook gebruik van andere integraties van HaloPSA, zoals die met NinjaOne en Microsoft 365. Ruben: “Het is fijn dat die integraties feilloos werken én dat het pakket erg gebruiksvriendelijk is. De ondersteuning van Effort IT is bijzonder laagdrempelig. We streven er naar om echt zo efficiënt mogelijk te werken. Als we weer eens iets willen optimaliseren, sturen we Wim een bericht. Hij regelt het dan, of hij vraagt voor ons na of het mogelijk is. Zo hebben we een heel goede, snelle samenwerking.”
Processen stroomlijnen
Hoewel de implementatie van HaloPSA soepel verliep, was het stroomlijnen van het facturatieproces nog wel een uitdaging. “We moesten in één keer overstappen naar Exact Online én naar HaloPSA. Daarbij moesten we alle abonnementen invullen, per klantkaart alle details overnemen en dat uit verschillende systemen. Dat wilden we automatiseren voor als er nieuwe klanten bij komen. Gezien de hoeveelheid klanten konden we niet alles in één keer overzetten. De oude systemen moesten blijven draaien terwijl het nieuwe ook al actief was. Dat kostte wel wat moeite, maar zonder moeite groei je niet.”
Toekomstige AI-uitbreiding
Wensen voor uitbreiding heeft Ruben nog wel. “Ik wil veel meer met AI gaan doen. We hebben in Halo een heel mooie kennisbank. Met AI zouden we bij iedere binnenkomende melding de context kunnen lezen en eventueel al een reactie klaarzetten met verwijzing naar het relevante onderdeel uit de kennisbank. Als een collega er nog naar moet kijken, kan het dan direct naar de collega met de juiste expertise worden gestuurd. Veel klanten hebben dezelfde vragen die met een vast stappenplan kunnen worden opgelost. De integratie met ChatGPT is er al wel, maar ik wacht liever op de Azure-variant, waarbij we de klantgegevens binnen ons bedrijf kunnen houden.”
