Privacy statement Effort IT B.V.

Dit is het privacy statement van Besloten vennootschap met gewone structuur Effort IT B.V., hierna: Effort IT. Effort IT is ingeschreven bij de Kamer van Koophandel onder nummer 81155077 en is gevestigd aan Kosterijland 10 – 18 (3981AJ) te Bunnik. In dit document wordt uitgelegd hoe Effort IT omgaat met het verwerken van uw persoonsgegevens. Bij de verwerking van uw persoonsgegevens betracht Effort IT de grootst mogelijke zorgvuldigheid.

Verkrijging persoonsgegevens

Indien u gebruik maakt van de diensten van Effort IT, verstrekt u zelf een aantal persoonsgegevens aan Effort IT, of worden persoonsgegevens van u verkregen in het kader van de overeenkomst. Onder persoonsgegevens wordt verstaan alle gegevens die betrekking hebben op geïdentificeerde of identificeerbare natuurlijke persoon.

Categorieën persoonsgegevens

Effort IT verwerkt de volgende categorieën van persoonsgegevens:

1. Contact- en NAW-gegevens;
2. Adres- en locatiegegevens (zoals postcode en huisnummer);
3. E-mailadres;
4. Bedrijfsgegevens;
5. Afwijkend afleveradres;
6. Financiële gegevens;
7. Accountgegevens, zoals gebruikersnaam en (versleutelde) authenticatiegegevens indien van toepassing;
8. Bestelhistorie;
9. Overige door u zelf verstrekte persoonsgegevens.

Doel van de verwerking

De persoonsgegevens die door Effort IT verwerkt worden, hebben ten doel om: Effort IT verwerkt persoonsgegevens uitsluitend voor duidelijk omschreven en gerechtvaardigde doeleinden. Afhankelijk van de aard van de dienstverlening kunnen persoonsgegevens worden verwerkt voor de volgende doeleinden:

1. Het opnemen van contact met u naar aanleiding van uw aanvraag, overeenkomst of verzoek;
2. Het uitvoeren van overeenkomsten en het leveren van de overeengekomen diensten;
3. Het beheren van klantrelaties en het verlenen van ondersteuning en service;
4. Het opstellen en verzenden van offertes, facturen en het verwerken van betalingen;
5. Het voldoen aan wettelijke verplichtingen, waaronder fiscale en administratieve verplichtingen;
6. Het verbeteren en optimaliseren van onze dienstverlening en interne bedrijfsprocessen;
7. Het verbeteren van de werking, beveiliging en gebruiksvriendelijkheid van onze website, onder meer door het analyseren van geanonimiseerde of, indien van toepassing, met toestemming verkregen bezoekersgegevens;
8. Het verzenden van nieuwsbrieven, serviceberichten en marketingcommunicatie, uitsluitend indien hiervoor een wettelijke grondslag bestaat of indien u hiervoor toestemming heeft gegeven;
9. Het delen van persoonsgegevens met zorgvuldig geselecteerde derden, voor zover dit noodzakelijk is voor de uitvoering van de overeenkomst, het leveren van de dienstverlening of om te voldoen aan een wettelijke verplichting;
10. Het beschermen van de beveiliging van onze systemen, het voorkomen van fraude en misbruik en het waarborgen van de continuïteit van onze dienstverlening.

Grondslag verwerking

Effort IT verwerkt persoonsgegevens uitsluitend indien daarvoor een geldige grondslag bestaat als bedoeld in de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG). Afhankelijk van het doel van de verwerking gebeurt dit op basis van één of meer van de volgende grondslagen:

1. De uitvoering van een overeenkomst waarbij u partij bent of om op uw verzoek vóór het sluiten van een overeenkomst maatregelen te nemen;
2. Het voldoen aan een wettelijke verplichting waaraan Effort IT is onderworpen;
3. Uw uitdrukkelijke toestemming, voor zover deze is vereist. U kunt deze toestemming te allen tijde intrekken, zonder dat dit afbreuk doet aan de rechtmatigheid van de verwerking vóór de intrekking;
4. Het gerechtvaardigd belang van Effort IT, bijvoorbeeld voor het verbeteren van haar dienstverlening, het beveiligen van haar systemen, het onderhouden van klantrelaties of het voorkomen van fraude, waarbij steeds een zorgvuldige belangenafweging wordt gemaakt.

Effort IT verwerkt uitsluitend persoonsgegevens die noodzakelijk zijn voor de doeleinden waarvoor deze zijn verzameld. Daarbij wordt niet meer informatie verwerkt dan nodig is voor de uitvoering van de dienstverlening, het nakomen van wettelijke verplichtingen of andere gerechtvaardigde doeleinden.

Wanneer u gebruikmaakt van de website van Effort IT kunnen, afhankelijk van uw cookievoorkeuren en de functionaliteit van de website, persoonsgegevens worden verwerkt. Voor zover hiervoor toestemming is vereist, wordt deze vooraf gevraagd via de cookiebanner. Meer informatie hierover is opgenomen in de cookieverklaring.

Noodzaak verwerking

De verwerking van uw persoonsgegevens is noodzakelijk om de dienstverlening uit te kunnen voeren. De diensten die Effort IT biedt, kunnen zonder het verwerken van uw persoonsgegevens niet volledig uitgevoerd worden. Indien voor specifieke doeleinden met betrekking tot de persoonsgegevens uw expliciete toestemming is vereist, dient u hiervoor separaat toestemming te geven.

Geautomatiseerde besluitvorming

Er is geen sprake van geautomatiseerde besluitvorming.

Bewaartermijn

Effort IT bewaart persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk is voor de doeleinden waarvoor deze zijn verzameld of worden verwerkt, tenzij een wettelijke bewaartermijn van toepassing is.

De gehanteerde bewaartermijnen zijn onder meer:

Gegevens die verband houden met de financiële administratie worden bewaard gedurende de wettelijke fiscale bewaartermijn van 7 jaar.
Gegevens die noodzakelijk zijn voor de uitvoering van een overeenkomst worden bewaard zolang de overeenkomst loopt en, indien noodzakelijk, gedurende de periode die nodig is voor de afhandeling van eventuele vragen, klachten of juridische aanspraken.
Gegevens die worden verwerkt op basis van uw toestemming, zoals voor het verzenden van nieuwsbrieven of marketingcommunicatie, worden bewaard totdat u uw toestemming intrekt of zich afmeldt.
Gegevens die via de website worden verzameld, worden bewaard conform de bewaartermijnen die zijn opgenomen in de cookieverklaring of zolang dit noodzakelijk is voor het betreffende doel.

Na afloop van de toepasselijke bewaartermijn worden persoonsgegevens verwijderd of geanonimiseerd, tenzij Effort IT op grond van wet- en regelgeving verplicht is de gegevens langer te bewaren.

Verwerking door derden

Effort IT deelt persoonsgegevens uitsluitend met derden indien dit noodzakelijk is voor de uitvoering van de overeenkomst, het leveren van haar dienstverlening, het voldoen aan een wettelijke verplichting of wanneer hiervoor een andere geldige grondslag bestaat. Persoonsgegevens worden nooit verkocht aan derden.

Wanneer derden namens Effort IT persoonsgegevens verwerken, worden – voor zover wettelijk vereist – verwerkersovereenkomsten gesloten waarin afspraken zijn vastgelegd over een zorgvuldige en veilige verwerking van persoonsgegevens.

Afhankelijk van de dienstverlening kunnen persoonsgegevens worden gedeeld met de volgende categorieën van verwerkers en dienstverleners:

1. Betaaldienstverleners (Payment Providers), voor het verwerken van betalingen. Hierbij kunnen onder meer financiële gegevens, factuurgegevens en contactgegevens worden verwerkt.
2. Financiële en administratieve dienstverleners, zoals de boekhouder of accountant, ten behoeve van de financiële administratie en het voldoen aan fiscale verplichtingen. Hierbij kunnen contactgegevens, NAW-gegevens, factuurgegevens en financiële gegevens worden verwerkt.
3. IT-, software-, cloud- en hostingleveranciers, voor het beschikbaar stellen, beheren, onderhouden en beveiligen van de IT-omgeving en de door Effort IT gebruikte software. Hierbij kunnen onder meer contactgegevens, e-mailadressen, accountgegevens, gebruikersgegevens, loggegevens en andere persoonsgegevens worden verwerkt die noodzakelijk zijn voor de uitvoering van de dienstverlening.
4. Leveranciers van back-up-, beveiligings- en systeembeheeroplossingen, voor het waarborgen van de continuïteit, beschikbaarheid en beveiliging van de IT-omgeving. Indien noodzakelijk kunnen deze partijen toegang hebben tot persoonsgegevens die binnen de systemen van Effort IT zijn opgeslagen.
5. Websitebeheer- en webhostingpartijen, voor het beheer, onderhoud, de beveiliging en de optimale werking van de website. Hierbij kunnen onder meer IP-adressen, contactgegevens, e-mailadressen en gegevens die via contactformulieren worden verstrekt, worden verwerkt.
6. Overheidsinstanties en toezichthouders, uitsluitend indien Effort IT daartoe op grond van een wettelijke verplichting gehouden is.

Effort IT verstrekt uitsluitend persoonsgegevens die noodzakelijk zijn voor het betreffende doel en ziet erop toe dat derden passende technische en organisatorische maatregelen treffen om persoonsgegevens overeenkomstig de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) te beschermen.

Indien persoonsgegevens worden verwerkt door dienstverleners buiten de Europese Economische Ruimte (EER), zorgt Effort IT ervoor dat dit uitsluitend gebeurt met passende waarborgen overeenkomstig de AVG, bijvoorbeeld door toepassing van de door de Europese Commissie goedgekeurde standaardcontractbepalingen.

Beveiliging van persoonsgegevens

Effort IT hecht grote waarde aan de bescherming van uw persoonsgegevens en neemt passende technische en organisatorische maatregelen om misbruik, verlies, onbevoegde toegang, ongewenste openbaarmaking, wijziging of andere vormen van onrechtmatige verwerking te voorkomen.

Bij het bepalen van deze maatregelen houdt Effort IT rekening met de stand van de techniek, de uitvoeringskosten, de aard, omvang, context en doeleinden van de verwerking, alsmede de risico’s voor de rechten en vrijheden van betrokkenen, overeenkomstig de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG).

Afhankelijk van de aard van de dienstverlening kunnen onder meer de volgende beveiligingsmaatregelen worden toegepast:

toegangsbeveiliging en autorisatie op basis van functies en rollen;
het gebruik van sterke wachtwoorden en waar mogelijk multifactor-authenticatie (MFA);
versleutelde verbindingen (SSL/TLS) voor het verzenden van gegevens;
beveiliging van systemen, netwerken en apparatuur;
logging en monitoring van systemen en toegang;
regelmatige back-ups en voorzieningen voor herstel van gegevens;
periodieke updates en beveiligingspatches van software en systemen;
maatregelen om de beschikbaarheid, integriteit en vertrouwelijkheid van persoonsgegevens te waarborgen.

Daarnaast hebben uitsluitend medewerkers of derden die deze gegevens nodig hebben voor de uitvoering van hun werkzaamheden toegang tot persoonsgegevens. Zij zijn gehouden aan een geheimhoudingsplicht of een passende contractuele verplichting.

Datalekken

Effort IT neemt passende maatregelen om datalekken zoveel mogelijk te voorkomen. Ondanks deze maatregelen kan zich onverhoopt een inbreuk in verband met persoonsgegevens voordoen, zoals verlies van gegevens of onbevoegde toegang tot persoonsgegevens.

Indien sprake is van een datalek, handelt Effort IT overeenkomstig de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG). Wanneer een datalek waarschijnlijk een risico oplevert voor de rechten en vrijheden van betrokkenen, wordt hiervan, indien wettelijk vereist, melding gedaan bij de Autoriteit Persoonsgegevens. Indien het datalek waarschijnlijk een hoog risico oplevert voor de rechten en vrijheden van betrokkenen, worden de betreffende personen eveneens geïnformeerd, tenzij een wettelijke uitzondering van toepassing is.

Effort IT registreert datalekken intern en neemt, waar nodig, passende maatregelen om herhaling te voorkomen en de beveiliging van persoonsgegevens verder te verbeteren.

Recht van betrokkenen

U heeft op grond van de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) verschillende rechten met betrekking tot de verwerking van uw persoonsgegevens. Indien u gebruik wilt maken van één of meer van onderstaande rechten, kunt u contact opnemen met Effort IT.

1. Recht op inzage
  U heeft het recht om te vernemen of Effort IT persoonsgegevens van u verwerkt. Indien dat het geval is, kunt u inzage vragen in de persoonsgegevens die van u worden verwerkt en informatie ontvangen over de wijze waarop deze worden verwerkt.
2. Recht op rectificatie
  U heeft het recht om onjuiste of onvolledige persoonsgegevens te laten corrigeren of aanvullen.
3. Recht op gegevenswissing (recht op vergetelheid)
  U heeft het recht om Effort IT te verzoeken uw persoonsgegevens te verwijderen indien daarvoor een wettelijke grond bestaat, bijvoorbeeld wanneer de gegevens niet langer noodzakelijk zijn voor het doel waarvoor zij zijn verzameld of wanneer u uw toestemming intrekt.
4. Recht op beperking van de verwerking
  U heeft het recht om de verwerking van uw persoonsgegevens tijdelijk te laten beperken, bijvoorbeeld wanneer u de juistheid van uw persoonsgegevens betwist of bezwaar heeft gemaakt tegen de verwerking.
5. Recht op overdraagbaarheid van gegevens (dataportabiliteit)
  Voor zover de verwerking is gebaseerd op uw toestemming of op de uitvoering van een overeenkomst en de verwerking geautomatiseerd plaatsvindt, heeft u het recht uw persoonsgegevens in een gestructureerd, gangbaar en machineleesbaar formaat te ontvangen of deze, indien technisch mogelijk, rechtstreeks aan een andere verwerkingsverantwoordelijke te laten overdragen.
6. Recht van bezwaar
  U heeft het recht bezwaar te maken tegen de verwerking van uw persoonsgegevens indien deze verwerking is gebaseerd op het gerechtvaardigd belang van Effort IT. Effort IT zal de verwerking staken, tenzij er dwingende gerechtvaardigde gronden bestaan die zwaarder wegen dan uw belangen, rechten en vrijheden of indien de verwerking verband houdt met het instellen, uitoefenen of onderbouwen van een rechtsvordering.
7. Recht om toestemming in te trekken
  Indien de verwerking van uw persoonsgegevens is gebaseerd op uw toestemming, heeft u het recht deze toestemming op ieder moment in te trekken. De intrekking van uw toestemming heeft geen gevolgen voor de rechtmatigheid van de verwerking die heeft plaatsgevonden vóór het moment van intrekking.

Effort IT zal een verzoek met betrekking tot bovenstaande rechten zorgvuldig behandelen en uiterlijk binnen één maand na ontvangst beantwoorden. Indien een verzoek complex is of wanneer meerdere verzoeken gelijktijdig worden ingediend, kan deze termijn overeenkomstig de AVG met maximaal twee maanden worden verlengd. In dat geval wordt u hierover tijdig geïnformeerd.

In sommige gevallen kan Effort IT een verzoek niet of niet volledig honoreren, bijvoorbeeld wanneer een wettelijke bewaarplicht van toepassing is of wanneer de rechten en vrijheden van anderen hierdoor worden geschaad. Indien dit het geval is, zal Effort IT de beslissing gemotiveerd aan u toelichten.

Klacht

Indien u een klacht heeft over de wijze waarop Effort IT met uw persoonsgegevens omgaat, of een van bovengenoemde rechten wenst uit te oefenen, kunt u contact opnemen via de website of per e-mail via contact@effortit.nl. Om er zeker van te zijn dat u een recht wenst uit te oefenen verzoekt Effort IT u om een kopie van uw identiteitsbewijs mee te sturen. U kunt hierbij uw pasfoto en MRZ (strook met nummers onderaan) zwart maken ter bescherming van uw privacy. Effort IT zal zo spoedig mogelijk, doch uiterlijk binnen één maand op uw verzoek reageren. Tevens kunt u een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens. Dit is de bevoegde handhavingsinstantie. U kunt hiervoor contact opnemen via Autoriteit Persoonsgegevens (AP).

Wijzigingen Privacy Statement

Effort IT kan te allen tijde de privacyverklaring aanpassen. Op de website staat de meest recente versie gepubliceerd. Houd daarom altijd de website in de gaten voor de meest recente versie. Als het nieuwe privacy statement gevolgen heeft voor de wijze waarop wij reeds verzamelde gegevens met betrekking tot u verwerken, dan brengen wij u per e-mail daarvan op de hoogte.

Deze versie is voor het laatst vastgesteld op 2 juli 2026.