Flowdesk kiest voor HaloPSA: “Je wilt gewoon een betrouwbaar systeem dat werkt”
Wat doe je als je ticketsysteem vol maatwerk zit, koppelingen haperen en uiteindelijk klanten er last van kregen? Gerrit Boone, directeur en eigenaar van IT-bedrijf Flowdesk, besloot er een streep door te zetten en opnieuw te beginnen. Met HaloPSA als basis, Effort IT als implementatiepartner en Harmonizer voor de maatwerkintegraties.
Tegen de grenzen van het oude systeem
Flowdesk is een klantgericht MSP-bedrijf uit Barneveld, waar honderden mkb’ers hun IT-omgeving aan toevertrouwen. Opgericht in 2011 door Gerrit en inmiddels uitgegroeid tot een team van zeventien mensen. En met die groei nam ook de behoefte toe aan systemen die mee konden groeien.
Zo begon Flowdesk in 2017 te werken met AFAS. “AFAS heeft een soort ticketingsysteem in zich, maar het is niet echt geschikt voor een MSP-bedrijf”, vertelt Gerrit. “AFAS is sterk in HR, financiën, projecten en logistiek. Wij hebben er met een consultant heel veel in gebouwd, met ITIL-processen en al. Maar allemaal maatwerk. Niks was standaard.”
Er kwamen steeds meer wensen bij die het systeem van AFAS niet goed kon invullen. “We wilden bijvoorbeeld devices van klanten vastleggen. En we wilden met klanten duidelijke afspraken maken: deze standaardwijzigingen zitten in je abonnement, deze niet. Daarin is AFAS best beperkt.”
Koppelingen als bottleneck
Ook in de facturatie liep Flowdesk tegen grenzen aan. Het bedrijf neemt voor klanten diensten af via Routit, een dochteronderneming van KPN, zoals internet- en telefonieabonnementen en Microsoft-licenties. Die informatie kwam via een koppeling van een andere partij binnen.
“Daar liepen we tegen beperkingen aan. Niet alles kwam altijd goed door.” Uiteindelijk merkten klanten daar ook iets van. “Dat wil je niet. Je wilt gewoon een systeem dat klopt, voor jezelf en voor je klant.”
Van longlist naar HaloPSA
“Dus soms kun je beter opnieuw beginnen”, zegt Gerrit. Flowdesk startte een uitgebreid selectietraject. Grote namen als Autotask en TOPdesk kwamen langs en van een longlist ging het naar een shortlist.
“Als je twintig jaar in de IT zit, heb je met allerlei systemen gewerkt. Je weet wat je wel en niet wilt. We hebben een requirementslijst opgesteld en die zijn we in demo’s gaan afvinken. We wilden het echt zíen.”
“Met die lijst kwamen we bij Wim Vogelaar, directeur van Effort IT, en Wim kon eigenlijk bijna alles daadwerkelijk laten zien. Tot we bij specifieke integraties kwamen, als RoutIT en AFAS Online. Toen gaf hij aan dat we daarvoor bij Harmonizer moesten zijn.”
Uiteindelijk gaf HaloPSA het beste gevoel. “Ongeveer 95 procent weet je van tevoren. Maar het meeste wat we willen, kan met HaloPSA.” Het lange voorgaande traject in AFAS hielp daarbij, merkt Gerrit op. “Tijdens dat bouwen ga je goed nadenken over wat je wilt en wat niet. Dat heeft ons bij deze implementatie geholpen om keuzes te maken.”
Drie bouwblokken tegelijk
Flowdesk is nu bijna klaar met de implementatie en het testen van HaloPSA. Het project is in drie blokken opgedeeld: Servicemanagement, Sales en Finance. Het financiële stuk richt zich op de abonnementen en facturatie.
En elk blok heeft een eigen kartrekker binnen Flowdesk. “Zo kun je met z’n drieën parallel werken en echt meters maken, in plaats van dat één persoon alles achter elkaar moet doen.” Effort IT schoof regelmatig aan, op locatie of op afstand. “Het was echt een wisselwerking tussen onze eigen inzet en die van Effort IT.”
Facturatie vanuit HaloPSA, boekhouding in AFAS Online
Veel MSP’s factureren nog vanuit hun boekhoudpakket, bijvoorbeeld Exact Online. Flowdesk koos bewust voor iets anders. “Wim gaf in het begin nog aan dat dat niet meteen hoefde. Maar wij wilden juist zoveel mogelijk met HaloPSA doen.”
De facturen komen dus vanuit HaloPSA. Via de koppeling van Harmonizer gaan alleen de financiële mutaties naar AFAS Online, voor de boekhouding. Een standaardkoppeling tussen HaloPSA en AFAS Online bestond niet. Die heeft Harmonizer gebouwd.
Daarbij heeft Harmonizer ook een specifieke wens van Flowdesk opgelost. “HaloPSA kan voorraad bijhouden, oftewel hoeveel stuks je van een artikel hebt. Maar HaloPSA kan geen financiële waardering van die voorraad geven. In AFAS kon dat wel en dat wilden we graag zo houden. Harmonizer heeft de koppeling met AFAS zodanig gebouwd dat de voorraad financieel gewaardeerd wordt.”
Harmonizer: eerst uittekenen, dan bouwen
Harmonizer bouwt maatwerkintegraties tussen applicaties waarvoor geen standaardkoppeling bestaat. Voor HaloPSA heeft het bedrijf er onlangs meerdere gemaakt. De integraties draaien op een eigen platform, waarop processen zichtbaar zijn als flows met losse blokken. Zo zie je direct hoe de data loopt.
Thom Eijken, mede-oprichter van Harmonizer, stelde tijdens het proces flink wat kritische vragen, en dat beviel Gerrit wel. “In vorige ontwikkelprocessen met andere partijen werden de consequenties niet altijd overzien. Kreeg je maatwerk op maatwerk. Thom gaat steeds terug naar de basis. Is deze bouwsteen er bovenop wel slim, of moeten we de onderste bouwstenen eerst robuuster maken? Dat meedenken waarderen we alleen maar. Wat mij betreft schakelen ze op professioneel niveau en hebben ze mooi werk geleverd.”
Ook het platform zelf spreekt Gerrit aan. “Het zit logisch in elkaar. Je ziet in één oogopslag hoe workflows lopen, en daardoor kan Thom sneller troubleshooten en ingrijpen.”
Integraties met Routit, Pax8 en Acronis
Ook voor Routit bestond geen standaardkoppeling met HaloPSA. Die heeft Harmonizer eveneens gebouwd. “We zien nu al dat de data netjes doorkomt en de mutaties binnenkomen. Alleen factureren we nog niet vanuit HaloPSA. Dat begint na de livegang.”
Voor Pax8 gebruikt Flowdesk de standaardkoppeling. Voor Acronis, een back-up en recovery-tool, heeft een handige collega de integratie gedaan met AI-tooling. “Dat werkt nu ook prima.”
De samenwerking met Effort IT
Tijdens de implementatie schakelden de collega’s van Flowdesk regelmatig met de consultants van Effort IT. De lijnen waren kort: vragen gingen vaak rechtstreeks. “De samenwerking was positief,” zegt Gerrit. “Je merkt dat je gaandeweg zelf steeds meer kunt en het in eigen beheer neemt. Dat is ook precies het idee van Effort IT.”
Na de livegang zal het contact via de gebruikelijke weg verlopen. “Dan maken we gewoon tickets aan bij Effort IT, in hun serviceportal van HaloPSA.”
Eén systeem voor service, sales en facturatie
Wat verwacht Gerrit van het nieuwe systeem en de integraties? “Op financieel vlak ben ik tevreden als het proces rondom abonnementen en de facturatie betrouwbaar verloopt. Dat het doet wat het moet doen.”
Bij sales is de winst nu al zichtbaar. “Vroeger maakten we offertes voor hardware in het ene systeem en offertes voor abonnementen in het andere. De klant kreeg twee pdf’jes met twee soorten opmaak, soms met een begeleidend mailtje erbij. En elke collega maakte het net even anders. Nu krijgt de klant één voorstel in één pdf. Het gaat sneller, is uniformer, er wordt niks vergeten en het ziet er professioneler uit.”
In de servicedesk komt alles samen wat eerst los stond. Standaardwijzigingen lopen via workflows, aanvragen voor nieuwe medewerkers via formulieren. Klanten loggen straks met single sign-on in op de portal, in plaats van met een aparte gebruikersnaam en wachtwoord. En omdat tickets gekoppeld zijn aan de afspraken met klanten, ontstaat er meer inzicht. “Alles hangt nu met elkaar samen. Daardoor kunnen we analyses maken en beter sturen, en is voor ons en de klant duidelijk wat er gebeurt.”
Plannen voor de toekomst
Na de livegang wil Flowdesk verder bouwen. HaloPSA is al voorbereid op meer inzicht in de devices van klanten: welke apparaten terugkerend problemen geven en welke analyses je daarop kunt doen. In de portal komt een kennisbank. Bij sales moet de pipeline inzichtelijker worden, met zicht op wat er openstaat en wat de scoringskansen zijn. Dat is geen overbodige luxe, want het salesteam groeide de afgelopen jaren van twee naar vier mensen.
Ook financieel liggen er kansen. “Naast Routit, Pax8 en Acronis hebben we nog meer leveranciers, bijvoorbeeld voor internetverbindingen. Die willen we ook koppelen. Alles wat je handmatig invoert, kost tijd en geeft kans op fouten.” Daarnaast wil Flowdesk data slimmer benutten, met analyses over klanten heen en dashboards.
Een stevige basis om op verder te bouwen
Eerst dus de livegang, begin oktober 2026. Heeft Gerrit er vertrouwen in? “Ja, zeker!”
Dat vertrouwen komt niet uit de lucht vallen. Drie teams brachten elk hun eigen expertise in. Flowdesk wist precies wat het wilde, Effort IT richtte HaloPSA in als stevig fundament, en Harmonizer bouwde de koppelingen die er nog niet waren. Het resultaat is een basis waarop Flowdesk verder kan bouwen, met één doel voor ogen: een systeem dat betrouwbaar werkt, voor Flowdesk en voor haar klanten.