Ontvangt je servicedesk nog steeds een stroom aan e-mails en telefoontjes van klanten? En houden jullie problemen en de status ervan nog bij in gezamenlijke Excel-bestanden? Dan vertellen we je graag meer over ticket-workflows in HaloPSA. Die vormen namelijk het kloppend hart voor een effectieve dienstverlening bij ManagedService Providers (MSPs). Een soepele afhandeling van tickets is niet alleen gunstig voor je klanten, maar maakt het leven van je servicedeskmedewerkers ook een stuk gemakkelijker. In deze blog lees je daarom meer over ticket-workflows in HaloPSA en belichten we de 5 onmisbare voordelen hiervan voor iedere MSP-servicedesk.
Wat zijn ticket-workflows?
Ticket-workflows zorgen voor een gestructureerd proces om verzoeken, problemen of taken (weergegeven in tickets) te beheren en af te handelen. Het doel is dat een ticket een duidelijk en reproduceerbaar pad doorloopt, vanaf het moment van ontvangst tot de uiteindelijke oplossing. Zo zorg je er namelijk voor dat elk verzoek de juiste aandacht krijgt, ongeacht hoe druk het is op de servicedesk.
Het voordeel is dat elke stap in het ticketproces helder is omschreven. Hierdoor voorkom je verwarring tussen servicedeskmedewerkers, minimaliseer je trage reactie- en oplostijden, en zorg je ervoor dat resources op de meest effectieve manier worden ingezet. Kortom, workflows leiden tot efficiëntere processen, snellere reactietijden en daardoor in meer tevreden klanten.
De 5 voordelen van ticket-workflows in HaloPSA
Het is niet voor niets dat het begrip workflows regelmatig ter sprake komt bij MSPs. Waarschijnlijk heb je geen bedenkingen over het nut van een goed doordachte ticket-workflow, maar we zetten de voordelen ervan nog eens voor je op een rij:
1.Eenvoud en structuur door heldere processen
Elke MSP streeft ernaar om taken effectief uit te voeren, vooral als het gaat om de afhandeling van klantentickets. Met vooraf gedefinieerde workflows zorg je voor een gestandaardiseerde aanpak. Het maakt niet uit wie met het ticket aan de slag gaat, het wordt altijd op dezelfde manier behandeld. Dit resulteert in een consistente en betrouwbare dienstverlening.
2. Duidelijke routes zonder omwegen
Met workflows krijgt elk ticket een heldere route om te volgen. Geen onnodige omwegen, maar een direct pad naar de oplossing. Dit geldt natuurlijk óók voor de servicedeskmedewerker die het ticket oppakt. Door het gestructureerde proces en omdat alle informatie op één centrale plek te vinden is, kan hij of zij een ticket sneller en beter afhandelen.
3. Wijs automatisch de juiste prioriteit toe
Ieder ticket dat binnenkomt, heeft zijn eigen urgentie. Met workflows kun je automatisch deze tickets sorteren op basis van het urgentieniveau. Zo worden de belangrijkste tickets niet over het hoofd gezien en kun je minder dringende zaken op het juiste moment oppakken.
4. Laat het systeem de routineklusjes klaren
Waarom zou je zelf routineklusjes nog handmatig nog uitvoeren als een systeem dit kan overnemen? HaloPSA’s workflows zijn ontworpen om automatisch updates te communiceren, situaties te escaleren als dat nodig is, en tickets toe te wijzen aan de juiste medewerkers. Daardoor kunnen je je concentreren op de meer complexe taken.
5. Transparantie staat voorop
Een van de grootste frustraties in elk team is onduidelijkheid over taken en verantwoordelijkheden. Door gebruik te maken van workflows zorg je voor absolute helderheid. Iedere servicedeskmedewerker heeft toegang tot dezelfde informatie en weet precies waar elk ticket zich in het proces bevindt en welke stappen er vervolgens moeten worden genomen. Dit vermindert de kans op misverstanden.
Een extra voordeel? Dat door de snelle en effectieve afhandeling van tickets, klanten zich gehoord voelen, waardoor ze meer tevreden zullen zijn met je dienstverlening.
Een extra voordeel? Dat door de snelle en effectieve afhandeling van tickets, klanten zich gehoord voelen, waardoor ze meer tevreden zullen zijn met je dienstverlening.
In onderstaande video nemen we je mee voor een kijkje achter de schermen van HaloPSA:
HaloPSA’s ticket-workflows: essentieel gereedschap voor de MSP-servicedesk
Een gestructureerd proces via workflows garandeert een vlotte ticketafhandeling. Zo krijgt ieder probleem of verzoek de juiste aandacht en prioriteit. Zo worden urgente tickets onmiddellijk opgepakt en kun je minder dringende zaken later inplannen. Ook op een hectische dag verlies je zo geen aanvragen uit het oog. Door met ticket-workflows in HaloPSA te werken, voorkom je misverstanden op de servicedesk en kun je sneller reageren op verzoeken en problemen. Dat leidt weer tot tevreden klanten én tevreden servicedeskmedewerkers.
Wil je zelf graag even rondkijken in de HaloPSA-omgeving? Start dan nu je gratis trial en ontdek alle mogelijkheden van workflows in HaloPSA.
